○山北町行政情報取扱規程

平成12年2月25日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条~第6条)

第2章 文書の受領及び収受(第7条~第12条)

第3章 文書の作成(第13条~第26条)

第4章 文書の清書、施行及び発送(第27条~第33条)

第5章 文書の整理及び保管(第34条・第35条)

第6章 文書の保存(第36条~第41条)

第7章 文書の廃棄(第42条・第43条)

第8章 磁気テープ等並びに写真及び図画(第44条~第46条)

第9章 雑則(第47条・第48条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、山北町における行政情報の取扱い及び山北町条例等の公布に関する条例(昭和30年山北町条例第1号。以下「公布条例」という。)の施行について、必要な事項を定めることにより行政情報事務の円滑かつ適正な実施を図るとともに事務能率の効率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に定める用語の意義は当該各号の定めるところによる。

(1) 行政情報 山北町の事務を取り扱うために取得し、又は作成したすべての文書、磁気テープ、フロッピーディスク並びに写真及び図画その他これらに類するものをいう。

(2) 文書 山北町の事務を取り扱うために取得し、又は作成したすべての書類をいう。

(3) 磁気テープ 電子計算機用磁気テープ、ビデオテープ、カセットテープその他磁気的方法により記録したテープをいう。

(4) 図画 抽象的符号等を用いて作成したもので、トレーシングペーパー、トレースフィルム等に書かれた図面を含む。

(6) 課長等 第5号の課及び室の長をいう。

(7) 個人法人情報 行政情報のうち、個人又は法人その他の団体に関する情報で、特定の個人又は法人その他の団体が識別され、又は識別され得るものをいう。

(行政情報取扱いの原則)

第3条 事務は適正かつ円滑に処理するために、行政情報は、迅速かつ丁寧に取り扱うとともに、その受渡し及び管理を確実に行い、汚損、紛失等しないように注意しなければならない。この場合において、行政情報を記録する文書、フロッピーディスク等は山北町の職務を遂行するために職員が組織的に共用するものという認識のもと保存及び保管に努めなければならない。

2 事務は、文書により取り扱うことを原則とする。ただし、総務防災課長が認めた場合はこの限りでない。

3 個人法人情報については、特にその行政情報の保有の必要性を充分に精査し、かつ、保存及び保管に当たっては、慎重を期し、保存の必要のなくなったもの又は保存期間の満了したものの取扱いは確実に行わなければならない。

(総務防災課長等の職務)

第4条 総務防災課長は、山北町における行政情報に関する事務を総括する。

2 総務防災課長は、各課等の行政情報に関する事務が適正かつ円滑に行われ、なお、一層の総合的な推進が図られるよう改善に努めなければならない。この職務の遂行のため、課長等に対し、必要な指導及び報告を求めることができ、かつ、必要があると認めるときは自ら又は総務防災課の職員により行政情報に関する事務の調査を行わせることができる。

3 課長等は、その課等における行政情報に関する事務を総括する。

4 課長等は、毎年4月1日に課等のファイル基準表(様式第1号)を作成し、適正な文書の保存及び保管の促進に努めなければならない。この場合において、4月30日までにファイル基準表の写しを1部総務防災課長に送付するものとする。

5 課長等は、事務遂行上必要があると認めるときは、前項に規定するファイル基準表を総務防災課長の承認を受けその項目を新たに設け、改め、又は削除することができる。ただし、ファイル基準表の細分類の項目については、総務防災課長の承認を受けることを要しない。

(行政情報取扱主任等)

第5条 課等に行政情報取扱主任及びファイル担当者を置く。

2 行政情報取扱主任は、課長等が所属職員のうちから指定する。

3 行政情報取扱主任は、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 行政情報に関する事務の指導、促進及び改善

(2) 文書の受領、収受及び発送に関すること。

(3) 行政情報の保存及び保管に関すること。

(4) 行政情報の引継ぎに関すること。

(5) ファイル担当者の指導に関すること。

4 行政情報取扱主任が不在のときは、当該課の職員のうちあらかじめ課長等が定めた順序により、その職務を行う。

5 ファイル担当者は、課長等及び行政情報取扱主任を除き、課員全員を充てる。

6 ファイル担当者は、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 行政情報に関する事務の整理及び推進に関すること。

(2) ファイル基準表の作成に関すること。

(3) その他行政情報に関する事務に関すること。

(総務防災課長等の備える帳簿)

第6条 総務防災課長は、次の各号に定める帳簿を備えなければならない。

(1) 例規番号簿(様式第2号)

(2) 陳情書受付簿(様式第3号)

(3) 特殊文書番号簿(様式第4号)

2 課長等は、次の各号に定める帳簿を備えなければならない。

(1) 文書番号簿(様式第5号)

(2) 文書経由簿(様式第6号)

3 前2項の帳簿は、例規番号簿については、毎年1月1日に更新するものとし、それ以外の帳簿は、毎年4月1日に更新するものとする。この場合において、更新する日以前に受領し、又は収受した文書が更新する日に完結していないときは、当該帳簿に記入した日で整理する。

第2章 文書の受領及び収受

(文書処理の原則)

第7条 行政情報取扱主任は、文書を受領したとき又はその配布を受けたときは、速やかに当該文書を処理しなければならない。

(文書の受領)

第8条 山北町役場に到達した文書は、原則として総務防災課において受領する。ただし、各課等で受領した文書は、当該課等において受領する。

2 書留郵便物(内容証明及び配達証明を含む。)、電報及び親展文書を受領したときは、総務防災課において特殊文書番号簿に必要事項を記載し番号を付け、当該番号を第10条第1項の規定に基づく収受印内の所定の場所に記入する。この場合において、前項ただし書に基づき受領した文書は、直ちに総務防災課に送付しなければならない。

3 ファックスで受信した文書の取扱いは、前2項の例による。

4 郵便料金の未納又は不足している郵便物は、総務防災課長が町の事務事業に係るものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払い受領することができる。

(文書の配布)

第9条 総務防災課において収受した文書は、前条第2項に規定するものを除き、開封しなければ配布先が判明しないものは開封して、その他の文書についてはそのまま配布先の課等へ配布する。

2 前項の規定にかかわらず、配布先の判明しない文書は、総務防災課長が適当と判断する課等へ配布するものとする。

(文書の収受)

第10条 第8条の規定に基づき受領した文書は、受領した課等において当該文書の余白に収受印を押さなければならない。

2 配布された文書及び各課等で収受の手続が終了した文書は、行政情報取扱主任が開封し、当該文書の事務を担当する者へ渡すものとする。

3 次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続を行わなければならない。

(1) 当該文書に基づき通知、回答等を必要とする文書(会議等の開催通知、軽易な通知、照会及び依頼文書その他これらに類する文書を除く。) 文書番号簿に必要事項を記載し、番号を付けるとともに当該番号を収受印内の所定の場所に記入する。

(2) 陳情書及びこれに類する文書 総務防災課において陳情書受付簿に記載し、当該文書を保管する。当該文書を配布され又は各課等において受領した場合においては、当該課等の行政情報取扱主任は、速やかに総務防災課へ送付しなければならない。

(3) 現金及び山北町予算決算会計規則(平成10年山北町規則第9号。以下「会計規則」という。)第44条第2項に規定する証券その他これらに類するものが同封してある文書 直ちに会計管理者等(出納員及び会計職員を含む。)へ配布する。

4 訴訟及び審査請求書等到達の日時がその行為の効力又は権利の得失若しくは変更に関係する文書は、第1項の規定により取り扱うほか、行政情報取扱主任が当該文書の余白に到達時刻を朱書し押印する。

5 戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出及び申請書並びに住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく通知及び申請書その他これらに類する文書は、第1項の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。

6 第1項の規定にかかわらず、山北町財産規則(昭和41年山北町規則第3号)第32条第6項に規定するものを受領したときは、この限りでない。

(重要な文書の事前閲覧)

第11条 行政情報取扱主任は、配布された文書が重要又は異例なものであるときは、課長等の指示を受け事務を処理しなければならない。

(回覧)

第12条 行政情報取扱主任は、起案を必要としない単に受理するにとどまる文書は、当該文書の余白に「回覧」と記載し、発信者、内容及び性質等により課長等が適当と判断する者に回覧するものとする。

2 行政情報取扱主任は、前項の規定による回覧が終了したときは、当該文書の余白に回覧が終了した日を記載しなければならない。

第3章 文書の作成

(起案の方法)

第13条 文書による起案は、起案用紙(様式第7号)を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続により取り扱うことができる。

(1) 収受した文書に基づき起案する定例又は軽易な回答若しくは通知その他これらに類するもの 収受した文書の余白に伺い文を記載し、押印欄及び処理欄(様式第8号)を設け起案するものとする。

(2) 別に定める書類を用いる通知、報告書等 当該書類を用いて起案する。この場合において、処理欄を設けなければならない。

(重要事項の起案)

第14条 町長が決裁する事項で特に重要な事項を起案しようとするときは、あらかじめ方針伺い文書を作成し町長の決裁を受けなければならない。

(例文処理)

第15条 次の各号に掲げるもののうち、同一の文例により継続的に起案することができる事案については、あらかじめ当該文例案について決裁を受けることにより個々の起案に際して文例の記載を省略し、又は起案用紙に文案を印刷することができる。

(1) 定例的な照会、回答、通知、報告、契約、指令その他これらに類する文書

(2) 法令の規定等により様式が定められているもの

(3) その他総務防災課長が適当と認めるもの

(起案用紙の記載方法)

第16条 起案の方法は、起案用紙に次の各号に掲げる事項のうち必要なものを定められた欄に記載し、処理案その他必要な事項を記入し、関係文書、図面等及び収受した文書に基づき起案するものについては当該収受文書を添付しなければならない。

(1) 決裁区分 山北町事務決裁規程(平成11年山北町訓令第7号。以下「決裁規程」という。)第4条及び第5条のほか決裁に関する規定により決裁権限を有する者の欄をで表示する。

(2) 主務課等、班 起案課、班を記載する。

(3) 決裁欄 起案者及び回議の際、起案の内容を了承した者が押印する。なお、決裁規程第8条の規定により代決したときには、代決者として押印した箇所の上部に「代」と記載する。

(4) 施行区分 該当するものの欄をで表示する。

(5) 処理欄 起案に係る処理過程を記入する。

(6) 合議欄 合議を要する場合に、合議する課又は室名を記入し、当該課等の職員が押印する。

(7) 分類 ファイル基準表の大分類・中分類・小分類の数字を記入する。

(8) 清書、校正 第27条の規定による清書、校正をした者が押印等する。

(9) 記号番号 第17条の規定により付けた記号及び番号を記入する。

(10) 公印 山北町公印規程(平成11年山北町訓令第5号。以下「公印規程」という。)第8条第3項の規定により押印する。第29条第2項の規定により公印を省略するときは、公印省略の欄にで表示する。

(11) 保存期間 第36条及び第37条の規定により該当するものの欄をで表示する。

(12) 収受文書 収受した文書に基づき起案するものについて記入する。

(13) あて先 施行の相手先がある場合に当該相手先を記入する。また、相手先が多い場合は「別記」と記入し、説明欄に別記として相手先を記入する。

(14) 施行名義 第19条の規定により該当するものの欄にで表示する。

(15) 件名 伺い文の件名を「○○について(伺い)」のように具体的に記入する。

(16) 伺い文欄 内容により記入する。

(17) 説明欄 起案の理由、根拠法令その他意思決定に当たり必要な事項を記入する。

(記号及び番号)

第17条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令(以下「条例等」という。)及び告示の記号は、その区分により「山北町条例」、「山北町規則」、「山北町訓令」及び「山北町告示」とし、これらの番号は、当該記号の次に例規番号簿の番号を付けること。

(2) 指令の記号は、「山北町指令」の次に当該指令に係る決裁の終了した回議書(以下「決裁文書」という。)について施行の際に記入する文書番号簿の番号を付けること。

(3) 前各号に定めるもののほか、文書の記号は、別表第1に定める記号とし、当該記号の次に、第10条第3項第1号に規定する文書については収受の際に付けた文書番号簿の番号を付け、その他の文書については決裁文書について施行の際に記入する文書番号簿の番号を付けること。ただし、軽易な文書は、記号及び番号を省略することができる。

(日付)

第18条 文書の日付は、施行の日とする。

(施行名義)

第19条 町長の部局(以下「町長部局」という。)の文書の施行名義者は、原則として山北町長とする。ただし、決裁規程第5条の規定により専決事項とされている事務については、その相手先、内容及び性質等により山北町副町長、山北町(事務事業を主管する)課長とすることができる。この場合において、山北町の機関相互の文書については、○○課長等として山北町等の表示を省略して施行するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、地方自治法(昭和22年法律第67号)第234条第5項及び山北町公用文に関する規程(平成元年山北町訓令第6号)第9条の規定に類する文書で氏名を表示することが適当なものについては、その氏名を併せて記載するものとする。

(事務担当課等の表示)

第20条 施行する文書には、起案課等及び班の名称を当該文書の末尾に括弧書きで表示しなければならない。ただし、条例等、告示及び公告(以下「告示等」という。)、指令書、裁決書、決定書、議案書、契約書、賞状その他起案課等及び班の名称を表示しないことが適当なものについては、この限りでない。

(条例等の審査)

第21条 町長部局の起案する条例等の起案は、総務防災課長に合議し審査を受けなければならない。

2 総務防災課長は、前項の規定により合議を受けた場合において、必要があると認めるときは、課長等に対して資料の提示を求め、又は調査を行い、若しくは訂正又は適当な措置を講ずることを求めることができる。

3 総務防災課長は、条例等の規定、改廃等について、必要があると認めるときは、課長等に対して適切な措置を講ずることを求めることができる。

(特に重要な文書の取扱い)

第22条 起案文書で特に重要な文書、緊急を要する文書又は秘密を要する文書は、起案者が、直接持参して決裁を受けなければならない。

(回議書の訂正)

第23条 回議書の金額その他重要な箇所を訂正したときは、訂正した職員が、その箇所に押印しなければならない。

(回議書の再回議)

第24条 課長等は、回議書の決裁後の結果を知ろうとするときは、回議書の所定欄に「再回議」と記入し押印又は署名しなければならない。

(合議課等の協議)

第25条 決裁規程第3条第2項の規定により合議を受けた課等は、起案文書の内容について異議があるときは起案課等と協議し、決定しなければならない。

(施行の中止、保留)

第26条 決裁の後、新たな事態の発生により施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁文書を添付して決裁を受けなければならない。

第4章 文書の清書、施行及び発送

(文書の清書)

第27条 文書の清書は、起案課等において行う。

2 清書をする用紙の規格は、日本工業規格A4縦長型とする。ただし、他の規格で施行することが適当なものについては、この限りでない。

3 特に秘密を要する文書を清書するときは、課長等の監督のもと秘密の保持に注意するとともにあらかじめ指定した職員に清書させなければならない。

4 清書を完了した文書は、決裁文書の処理案と校正し、清書をした者及び校正をした者は、起案用紙の所定欄にそれぞれ記名又は押印しなければならない。

(経由文書の取扱い)

第28条 町を経由する文書のうち、副申又は添え書きを必要としないものは、文書経由簿により課長等の押印を受け、当該文書の余白に経由印を押して施行する。

(公印の押印)

第29条 清書した文書には、公印規程の定めるところにより、公印を押印して施行しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、山北町の機関相互の文書(許可、認可等の処分に関する文書その他重要な文書を除く。)及び第17条第3号ただし書きに規定する文書について、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第30条 文書を郵送で発送しようとするときは、各課等で包装等必要な措置を行い郵送するものとする。

2 神奈川県の機関のうち逓送が行われている機関に発送しようとするときは、別の定めにより行わなければならない。ただし、逓送で取り扱わない文書及び至急の文書は、この限りでない。

3 文書を逓送で発送しようとするときは、各課等で包装等必要な措置を行い総務防災課に送付するものとする。

(ファックス等)

第31条 文書をファックス、電子郵便及び電報(以下「ファックス等」という。)で施行しようとするときは、第16条第4号の規定に基づく取扱いを行わなければならない。この場合において、ファックス等で施行することができる文書については、別に定める。

(条例等の公布)

第32条 公布条例第2条第2項の規定に基づく掲示場の位置は、山北町役場に置く。

2 同条第1項の規定(この規定を準用するものを含む。)により公布のため町長の署名を受けようとするときは、決裁文書及び掲示場に掲示する公示文を総務防災課長に送付しなければならない。

3 同条例第3条第2項並びに第4条第1項及び第2項の規定により公表を要するものは、決裁文書及び掲示に係る手続を完了した公示文を総務防災課長に送付しなければならない。

4 前2項の規定により掲示するものは、総務防災課長が公示文を必要な期間掲示する。掲示の期間その他の取扱いについては、別に定める。

5 総務防災課長は、掲示後、当該決裁文書に取扱印(様式第9号)を押印の上、公示文とともに起案課等に返送するものとする。

(告示等の公示)

第33条 告示等の公示は、前条第1項に規定する掲示場に掲示してこれを行う。

2 前条第3項から第5項までの規定は、前項の公示の手続にこれを準用する。この場合において、第3項中「同条例第3条第2項並びに第4条第1項及び第2項の規定により公表を要するもの」を「告示等を公示するとき」に、第4項中「前2項」を「前項」にそれぞれ読み替えるものとする。

第5章 文書の整理及び保管

(文書整理及び保管の原則)

第34条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは、非常の際に速やかに持ち出せるようあらかじめ準備しておかなければならない。

2 文書の整理及び保管(以下「整理保管」という。)は、ファイリングキャビネットに収納することにより行わなければならない。ただし、ファイリングキャビネットに収納することが適当でないものは、別に定める方法で収納することができる。

(文書の整理保管の方法)

第35条 処理の終了していない文書(以下「未処理文書」という。)は、課長等が定める一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

2 課長等は、適時に未処理文書の調査を行い処理の推進を図らなければならない。

3 処理の終了した文書(以下「完結文書」という。)は、会計年度ごとに整理保管しなければならない。ただし、暦年で整理保管することが適当なものについては、異なる取扱いをすることができる。

4 前項に規定する文書の帰属の基準は、当該文書の処理の終了した日(以下「基準日」という。)とする。ただし、会計規則に定める予算の執行に関する文書については、当該会計年度で整理する。

5 完結文書をファイリングキャビネットに収納するときには、第4条第4項の規定により作成したファイル基準表の区分に従い整理保管しなければならない。

6 1件の事案が、ファイル基準表の2以上の項目に関係する文書については、課長等が適当と判断する項目に整理保管するものとする。

第6章 文書の保存

(文書の保存)

第36条 文書の保存期間は、法令に別の定めがあるもののほか、永年、10年、5年、3年又は1年とする。

2 文書の保存期間の基準は、別表第2のとおりとする。

3 1件の事案について、前項に規定する保存期間が2以上の項目に関係する文書は、その最も長期の保存期間に区分する。ただし、事務の軽重を勘案し、それ以外の方法で区分することがその円滑な保存のために必要と認めるときは、課長等が適当と判断する保存期間に区分することができる。

4 前項の規定は、2件以上の事案について、保存期間を異にするもので、かつ、その内容が密接な関係にある文書の保存に準用する。

(常用文書)

第37条 課長等は、次に掲げる文書について、前条の規定にかかわらず、常時利用する文書(以下「常用文書」という。)として必要な期間保管するものとする。

(1) 条例等の解釈及び運用に関する文書(条例等を主管する課等を除く。)

(2) 第15条の規定に基づく文例案の起案

(3) ファイル基準表、第6章及び第7章に基づいて作成する目録等の様式

(4) 出勤簿

(5) 財産規則第11条第1項の規定に基づく財産台帳、同規則第30条第1項の規定に基づく備品出納簿等及び同条第2項の規定に基づく備品台帳

(6) 前5号に掲げるものに類する文書

(7) その他課長等が常用文書として指定したもの

(保存期間の起算)

第38条 文書の保存期間の起算は、基準日の属する年度の翌年度の4月1日(以下「起算日」という。)とする。

(文書の引継ぎ)

第39条 完結丈書は、保存期間が1年の文書を除き、起算日の翌年度の総務防災課長が定める日に引き継がなければならない。

2 課長等は、文書を引き継ぐときには、ファイル基準表の項目に従い必要な事項を記入した保存文書引継書(様式第10号)を添えて行わなければならない。この場合において、当該文書を引き継ぐ方法については、別に定める。

3 第1項の規定にかかわらず、課長等は事務遂行上必要があると認めるものについては、必要とする期間に限り、引き継がないことができる。この場合において、課長等は、保留文書目録(様式第11号)を総務防災課長に提出しなければならない。

4 前項の規定による文書は、その必要がなくなったとき又はその期間が満了したときには、課長等は第2項の例により速やかに引継ぎを行わなければならない。

(保存文書の利用)

第40条 課長等は、事務遂行上必要があるときには、前条の規定により引き継いだ文書(以下「保存文書」という。)を閲覧し、又は貸出しを求めることができる。

2 前項の規定により、閲覧又は貸出しを求めるときは、保存文書利用票(様式第12号)を総務防災課長に提出しなければならない。

(組織改正時等の通知)

第41条 課長等は、課等の名称及び事務分掌に変更が生じたときは、総務防災課長及び関係する課長等に通知しなければならない。この場合において、通知する内容その他必要な事項は別に定める。

第7章 文書の廃棄

(保存文書の廃棄)

第42条 総務防災課長は、保存期間が1年に属する文書を除き、毎年保存期間が満了した保存文書について、廃棄文書目録(様式第13号)を作成し、当該保存文書を廃棄しなければならない。

2 総務防災課長は、前項の規定により保存文書を廃棄しようとするときは、引き継ぎを行った課長等にあらかじめ通知するものとする。

3 課長等は、事務遂行上必要があるときには、保存期間が満了した文書を、なお、必要な期間を限り、保存を求めることができる。

4 前項の規定により、文書の保存を求めるときは、保存期間延長申込票(様式第14号)を総務防災課長に提出しなければならない。

5 課長等は、保存期間が1年に属する文書及び第39条第3項に規定する文書で保管しているものの保存期間が満了したときには、総務防災課長が定める日に廃棄文書目録を作成し、当該文書を廃棄しなければならない。この場合において、前2項の規定はこれを準用する。

(廃棄の方法)

第43条 前条第1項及び第5項の規定による文書の廃棄は、焼却、裁断、溶解等の方法により行うものとする。

第8章 磁気テープ等並びに写真及び図画

(磁気テープの取扱い)

第44条 課長等は、磁気テープの取扱いについて適正な管理及び機密保持に十分留意し、特に個人法人情報に係る記録の漏えい、毀損及び滅失に対する防止の措置を講じなければならない。

2 磁気テープは、前項の規定が達成できるよう適切な使用に留意するとともに、保管場所、使用開始時期、内容その他必要な事項を記載した容器に収納し、課長等が定める場所に保管しなければならない。

3 課長等は、磁気テープに記録された情報について、第36条の規定を準用して保存期間を定め、保存期間が満了したものについて、その内容を消去その他必要な措置を講じなければならない。ただし、保存期間を定めることが適当でないものは、これを定めないことができる。

4 磁気テープを廃棄するときは、第1項に規定する措置を講じた上、課長等の監督のもと適正にこれを行わなければならない。

(フロッピーディスクの取扱い)

第45条 フロッピーディスクは、前条第1項第3項及び第4項の例により取り扱わなければならない。

2 フロッピーディスクは、保存期間等により区分し、記録した情報の内容及び保存期間が明確になるようラベルを貼り容器に収納し、課長等が定める場所に保管しなければならない。

(写真及び図画の取扱い)

第46条 課長等は、写真及び図画の取扱いについて適正な管理及び廃棄について十分留意しなければならない。この場合において、個人が識別され又は識別されうるものが含まれているものについては、その情報が不当に漏えいされないように、必要な措置を講じなければならない。

2 課長等は、町有財産の取得に係るもののうち、土地及び建物の図面については3年間これを保管し総務防災課長に引き継ぐものとし、このほかの写真及び図画については必要な期間これを保管するものとする。

3 課長等は、前項の規定により図面を引き継ぐときには、保存図面引継書(様式第15号)を添えて行わなければならない。この場合において、当該図面を引き継ぐ方法については、別に定める。

4 課長等は、第2項の規定にかかわらず事務遂行上必要があると認めるものについては、必要とする期間に限り、引き継がないことができる。

5 第2項の規定に基づき引き継いだ図面の利用にあたっては、第40条の規定を準用する。

6 第2項の規定にかかわらず、写真及び図画を文書の資料等として添付したときの取扱いは、当該文書の例による。

第9章 雑則

(別の取扱い)

第47条 課長等は、行政情報の取扱いについて、この訓令の定めるところにより難いときは、総務防災課長の承認を受けて、別の取扱いをすることができる。

(実施細目)

第48条 この訓令の施行に関し必要な事項は、町長が定める。

附 則

1 この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

2 山北町文書取扱規程(平成元年山北町訓令第4号)は、廃止する。

3 改正前の様式に基づいて作成した用紙は、なお当分の間、必要な調整をして使用することができる。

4 この訓令の施行前に受領し又は起案したもののうち未処理文書であるものの取扱いは、なお従前の例による。

附 則(平成16年訓令第1号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役に関する経過措置)

2 第2条の規定による改正前の山北町行政情報取扱規程第2条の規定は、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役がなお従前の例により在職する場合について、なおその効力を有する。

附 則(平成19年訓令第13号)

この規程は、平成19年7月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令第2号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令第2号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令第5号)

この規程は、平成26年10月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第1号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第4号)

(施行期日)

1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附 則(令和元年訓令第1号)

この規程は、令和元年9月1日から施行する。

別表第1(第17条関係)

課等名

記号

課等名

記号

企画政策課

商工観光課

財務課

都市整備課

総務防災課

新東名対策室

町民税務課

上下水道課

福祉課

定住対策課

保険健康課

会計課

環境課

清水支所

清支

農林課

三保支所

三支

別表第2(第36条関係)

永年保存の文書

(1) 条例、規則、訓令の制定及び改廃に関する文書

(2) 官公署からの令達、通知、往復文書で重要なもの

(3) 町行政の総合計画に関する文書

(4) 町議会議案、町議会報告案及び町議会会議結果並びに条例及び予算の議決に関する文書

(5) その他町議会に関する文書

(6) 法律関係が10年を超える許可、認可、承認等の行政処分に関する文書

(7) 行政代執行に関する文書で重要なもの

(8) 訴訟及び土地収容裁決に関する文書

(9) 審査請求その他争訟に関する文書で重要なもの

(10) 地方公営企業の管理者及び附属機関の委員の任免に関する文書

(11) 職員の人事異動、人事考査その他職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関する文書

(12) 町長、副町長の事務引継書

(13) 職員の長期給付及び恩給に関する文書

(14) 叙位叙勲及び褒賞に関する文書

(15) 表彰に関する文書で重要なもの

(16) 町有財産の取得に関する文書

(17) 町有財産の処分に関する文書で重要なもの

(18) 町行政の沿革に関する文書

(19) 申請、報告及び届出に関する文書で特に重要なもの

(20) 町史及びその編さんに必要な文書で特に重要なもの

(21) 原簿、台帳等で特に重要な文書

(22) 前各号に掲げる文書に類するもの

10年保存の文書

(1) 町議会に関する文書

(2) 重要な事業の計画及び実施に関する文書

(3) 諮問及び答申に関する文書で重要なもの

(4) 法律関係が5年を超える許可、認可、承認等の行政処分に関する文書

(5) 行政代執行に関する文書

(6) 審査請求その他争訟に関する文書

(7) 職員の服務に関する文書で重要なもの

(8) 表彰に関する文書

(9) 町有財産の管理に関する文書で重要なもの

(10) 町有財産の処分に関する文書

(11) 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの

(12) 契約に関する文書で重要なもの

(13) 借入金及び補助金に関する文書で重要なもの

(14) 前各号に掲げる文書に類するもの

5年保存の文書

(1) 事業の計画及び実施に関する文書

(2) 陳情及び請願に関する文書

(3) 諮問及び答申に関する文書

(4) 法律関係が3年を超える許可、認可、承認等の行政処分に関する文書

(5) 人事異動内申書、休職(復職)内申書及び臨時的任用内申書

(6) 非常勤職員の任免に関する文書

(7) 職員の服務に関する文書

(8) 職員の給与及び旅費に関する文書

(9) 褒賞及び表彰に関する内申書

(10) 町有財産の管理に関する文書

(11) 予算、決算及び出納に関する文書

(12) 契約に関する文書

(13) 収入及び支出に関する文書

(14) 借入金及び補助金に関する文書

(15) 工事の執行に関する文書

(16) 調査研究に関する文書

(17) 前各号に掲げる文書に類するもの

3年保存の文書

(1) 職員の定期昇給昇格調書

(2) 職員の健康管理、資金貸付、住宅、被服その他職員の福利厚生に関する文書

(3) 監査及び検査に関する文書

(4) 文書番号簿、陳情書受付簿、文書経由簿

(5) 前各号に掲げる文書に類するもの

1年保存の文書

(1) 一時的な庁内往復文書

(2) 職員の研修に関する文書

(3) その他永年、10年、5年、3年に属さない文書

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山北町行政情報取扱規程

平成12年2月25日 訓令第2号

(令和元年9月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成12年2月25日 訓令第2号
平成16年4月22日 訓令第1号
平成19年3月30日 訓令第1号
平成19年6月27日 訓令第13号
平成21年3月30日 訓令第2号
平成24年2月24日 訓令第2号
平成26年9月10日 訓令第5号
平成28年3月7日 訓令第1号
平成28年3月31日 訓令第4号
令和元年8月26日 訓令第1号