○山北町特定個人情報等取扱規程
平成28年11月28日
訓令第6号
第1章 総則
(目的)
第1条 本規程は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、山北町(以下「町」という。)の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保することを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この規程における用語の定義は、番号法、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、山北町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年山北町条例第36号。以下「条例」という。)及び特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」という。)に定めるところによるほか、次のとおりとする。
(1) 特定個人情報等 番号法に規定する個人番号及び特定個人情報をいう。
(2) 個人番号利用事務等の対象者 番号法の規定に基づき町が処理する個人番号利用事務等の対象となる者をいう。
(3) 事務取扱担当者 個人番号利用事務等において、特定個人番号等を取り扱う事務の担当者をいう。
(組織体制)
第3条 特定個人情報等の適正な取扱いのため、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 統括責任者 統括責任者を1人置くこととし、副町長をもって充てる。また、統括責任者は、町の各執行機関における特定個人情報等の管理に関する事務を統括する任に当たる。
(2) 保護責任者 個人番号利用事務等を実施する各課及び出先機関等に、保護責任者を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。
(3) 監査責任者 監査責任者を1人置くこととし、情報セキュリティ主管課長をもって充てる。また、監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(個人番号利用事務等の範囲)
第4条 町が行う個人番号利用事務等とは、個人番号利用事務又は個人番号関係事務のうち、番号法その他の法令等に基づき町が処理する事務をいう。
(特定個人情報等の範囲)
第5条 前条に定める事務等において取り扱うこととなる特定個人情報等は、次のとおりとする。
(1) 町が、番号法第16条に基づく本人確認の措置を実施するため、個人番号利用事務等の対象者から提示又は提出を受けた本人確認資料(個人番号カード、通知カード及び身元確認書類をいう。)及びこれらの写しに記載されたもの
(2) 町が、個人番号利用事務等を処理するために作成した書類等に記載されたもの
(3) 町が、個人番号利用事務等を処理するために個人番号利用事務等の対象者から提出を受けた個人番号の記載のある申請書又は申請書等に記載されたもの
(4) その他個人番号と関連付けて保存される個人情報として保護責任者が指定するもの
(事務取扱担当者の明確化)
第6条 第4条に定める事務用に従事する者は、個人番号利用事務等ごとに、保護責任者が定める者に限定する。
(特定個人情報等の管理段階)
第7条 個人番号利用事務等を行うときは、次に掲げる特定個人情報等の管理段階ごとに、第2章及び保護責任者が別に定める取扱方法、事務処理手順及び安全管理措置等を遵守しなければならない。
(1) 取得する段階
(2) 利用する段階
(3) 保存する段階
(4) 提供する段階
(5) 削除又は廃棄する段階
(法令等の遵守)
第8条 職員は、この取扱規程に定める事項のほか、次に掲げる法令等を遵守しなければならない。
(1) 番号法
(2) 法
(3) 条例
(5) ガイドライン
(7) 山北町特定個人情報等の安全管理措置に関する基本方針(平成28年3月31日)
第2章 各管理段階における特定個人情報等の取扱い
(取得する段階)
第9条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除く、他人の特定個人情報等を収集してはならない。また、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(1) 個人番号の収集 事務取扱担当者は、第4条に定める事務等を処理するために必要があるときは、当該個人番号利用事務等の対象者に対し、利用目的をあらかじめ明示した上で、個人番号の提供を求めるものとする。
(2) 職員等に対する個人番号の収集 職員等に対し個人番号の提供を求める場合において、利用目的の明示の方法については、利用目的を記載した書類の提示の方法のほか、庁内LAN掲示板への掲載等の方法によることができる。また、利用目的については、第4条に定める事務等を複数(その者の個人番号を利用するものに限る。)の利用目的にまとめて明示することができるものとする。更に、事務取扱担当者は、個人番号関係事務の発生が予想できた時点で、職員等、外部有識者等、扶養親族その他の個人に対し個人番号の提供を求めることができるものとする。
(3) 本人確認
ア 身元確認
事務取扱担当者は、原則として、個人番号カード又は運転免許証等(番号法施行規則第1条第1項第1号又は第2号に掲げる書類をいう。以下同じ。)の身元確認書類により身元確認を行うものとする。
イ 番号確認
事務取扱担当者は、個人番号利用事務等の対象者の個人番号を初めて取得する場合には、原則として、個人番号利用事務等の対象者に対し、個人番号カード又は通知カード(以下「個人番号カード等」という。)の提示を求めることにより、番号確認を行うものとする。また、個人番号利用事務等の対象者の個人番号を初めて取得する場合以外の場合には、事務取扱担当者は、取得済みの個人番号と提出のあった書類に記載された個人番号を照合し、個人番号が一致しないときは、記載誤りである場合を除き、個人番号カード等の提示を求めることにより、番号確認を行うものとする。
ウ 職員等の身元確認方法
以前に身元確認を行った職員等、本人に相違ないことが明らかに判断できる者については、特定個人情報等を取り扱う者は、職員等を知覚し、町に所属する職員等であることを認識することにより身元確認を行うことができる。
エ 扶養親族の場合の本人確認方法
(ア) 身元確認
a 職員等が提出義務者の場合
職員等が町に対してその扶養親族の個人番号の提供を義務付けられている場合は、当該職員等が個人番号関係事務実施者として当該扶養親族の身元確認を行うことから、特定個人情報等を取り扱う者は、当該扶養親族の身元確認を要しない。
b 扶養親族が提出義務者の場合
(イ) 番号確認
a 職員等が提出義務者の場合
特定個人情報等を取り扱う者は、職員等が個人番号関係事務実施者としてその扶養親族の番号確認を行うことから、当該扶養親族の番号確認を要しない。ただし、特定個人番号等を取り扱う者は、当該扶養親族の個人番号が正確であるかの確認を行う場合には、職員等に対し、その扶養親族の個人番号カード等又はその写しの提示を求めることにより、番号確認を行うことができる。
b 扶養親族が提出義務者の場合
職員等が扶養親族の代理人となり、特定個人情報等を取り扱う者に対し、その扶養親族の個人番号カード等又はその写しを提示するものとし、特定個人情報等を取り扱う者は、提示されたものにより、番号確認を行うものとする。
(利用する段階)
第10条 特定個人情報等は、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限り、利用することができる。
2 保護責任者は、第4条に定める事務等について事務処理手順を定め、事務取扱担当者はこれに従って特定個人情報等を利用しなければならない。
3 各個人番号利用事務等を行うために提供を受けた特定個人情報等は、該当個人番号利用事務等以外に利用してはならない。
4 事務取扱担当者は、特定個人情報等を利用するに当たって、第3章に定める事項を遵守しなければならない。
(保存する段階)
第11条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報等を保管してはならない。また、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(1) 特定個人情報ファイル作成
保護責任者は、特定個人情報事務登録簿を作成し、取得した特定個人情報等を特定個人情報ファイルとして管理するものとする。事務取扱担当者は、取得した特定個人情報等について、個人番号利用事務等を行う必要が生じたときに円滑に利用できる形で管理するものとする。
(2) 特定個人情報ファイルの保存管理
特定個人情報ファイルは、事務取扱担当者以外の者が取り扱うことのできないよう、第3章に定める方法により保存及び管理しなければならない。
(提供する段階)
第12条 事務取扱担当者は、特定個人情報等を他の個人番号利用事務等実施者に提供するとき(番号法第22条に基づく提供を除く。)は、送付簿等に必要事項を記載し、保護責任者の確認をするものとする。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報等を提供する場合、持参等の方法によるときは、紛失しないよう鍵の係る鞄に入れて提供先に持ち込むものとし、郵送等の方法によるときは、配送中の紛失等を防止する措置が講じられた方法を用いるものとする。
(削除又は廃棄する段階)
第13条 特定個人情報等を取り扱う者は、特定個人情報等が記録された機器、電子媒体及び書類等について、不要となった場合又は山北町行政情報取扱規程に定める保存期間を経過した場合には、保護責任者の確認を受けた上で、個人番号を復元できない手段により速やかに削除又は廃棄するものとする。
2 前項の削除又は廃棄は、次に掲げる方法、又はそれと同等と保護責任者が認める方法により行うものとする。
(1) 書類等 焼却、溶解又は裁断
(2) 機器及び電子媒体等 データ削除ソフトウェアの利用又は物理的破壊
3 保護責任者は、特定個人情報又は特定個人情報ファイルの中の個人番号又は一部の特定個人情報を削除する場合、容易に復元できない手段を採用する。
4 保護責任者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除したとき、又は電子媒体等を廃棄したときは、該当特定個人情報ファイル等の名称、責任者及び取扱い部署、廃棄した件数及び内容の記録並びに廃棄を委託した場合は委託先による廃棄を証明する記録等を作成するものとする。この場合において、該当廃棄等の記録には、個人番号自体は記録しないものとする。
第3章 特定個人情報等の管理
(アクセス制限)
第14条 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定する。
2 アクセス制限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 事務取扱担当者は、保護責任者が指定した範囲に限りアクセス権限を有する。
4 事務取扱担当者は、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第15条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行う。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第16条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。
(特定個人情報ファイルの取扱状況の記録)
第17条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、該当特定個人情報ファイルの利用及び保管等の取扱状況を記録する。
(特定個人情報を取り扱う区域の管理)
第18条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域及び特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にする。
2 保護責任者は、管理区域において、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等の措置を講ずる。
(情報システム室等の安全管理)
第19条 統括責任者及び保護責任者は、管理区域のうち、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)を区分して管理するものとする。
(1) 入退室管理
ア 統括責任者及び保護責任者は、情報システム室等に入室する権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
イ 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項の措置と同様の措置を講ずる。
ウ 統括責任者及び保護責任者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退室管理の容易化、所在表示の制限、入室に係る認証機能の設定等の措置を講ずる。
(2) 情報システム室等
ア 統括責任者及び保護責任者は、外部からの不正な進入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
イ 統括責任者及び保護責任者は、災害等に備え、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(機器、電子媒体及び書類等の盗難、紛失及び情報漏えい等の防止対策)
第20条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等において、あらかじめ保護責任者に許可された機器又は電子媒体等以外のものを使用してはならない。
2 事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている機器、電子媒体及び書類等を定められた場所に保管しなければならない。
3 事務担当者は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、特定個人情報等が記録された機器、電子媒体及び書類等を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
4 特定個人情報等が記録された電子媒体を持ち出す必要が生じた場合には、持ち出しデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用その他これらと同等と認める措置にうち、あらかじめ保護責任者が適当と認めた措置を講ずるものとする。
5 特定個人情報等が記録された書類等を持ち出す必要が生じた場合には、封緘、目隠しシールの貼付その他これらと同等と認める措置のうち、あらかじめ保護責任者が適当と認めた措置を講ずるものとする。ただし、行政機関等へ特定個人情報等を提出する場合には、提出先行政機関等が指定する方法に従うものとする。
6 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために必要な措置を講ずる。
(情報システムにおける安全の確保等)
第21条 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。この場合において、統括責任者及び保護責任者は、パスワード等の管理(その定期又は随時の見直しを含む。)方法を定め、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
2 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、該当特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定期間保存し、定期に及び必要に応じ随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
3 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、該当特定個人情報への不適切なアクセスの監視のため必要な措置を講ずる。
4 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
5 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等について、入力原票と入力内容との照合、処理前後の特定個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
6 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等についてバックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
7 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文章について外部に知られることがないよう、その保管、複製、破棄等について必要な措置を講ずる。
8 事務取扱担当者は、端末の使用に当たって特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを徹底する等の必要な措置を講ずる。
9 統括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制御(該当機器への更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(不正アクセス等による被害の防止等)
第22条 統括責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、特定個人情報等を取り扱う情報システムをインターネットから独立させる、又は特定個人情報等を取り扱う情報システムと外部ネットワーク又はその他の情報システムとの接続箇所にファイアウォール等を設置し、経路制御等の必要な措置を講ずる。
2 統括責任者は、不正プログラムの感染による特定個人情報等の情報漏えい等を防止するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソフトウェア等)を導入し、定期に及び必要に応じ随時にログ等の分析を行い、不正アクセス等を検知する等、必要な措置を講ずる。
3 個人番号利用事務の実施に当たり山北町情報セキュリティポリシー等が示す安全管理措置を講ずる。
(インターネット等の利用による情報漏えいの防止)
第23条 保護責任者は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合又は特定個人情報ファイルを機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合は、原則として、暗号化又はパスワードにより秘匿しなければならない。
2 保護責任者は、暗号化又はパスワードによる秘匿に当たって、不正に入手した者が容易に解読できないように、暗号鍵及びパスワードの運用管理、パスワードに用いる文字の種類や桁数等についても定めるものとする。
3 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するため、通信経路の暗号化等の措置を講ずる。
第4章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告)
第24条 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合又は事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した事実を知った場合は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。
2 前項の報告を受けた保護責任者は、速やかに事実関係の調査、原因の究明及び被害の拡大防止のための措置等の必要な対応を行い、統括責任者へ報告する。ただし、重要と認める事案が発生した場合には、直ちに統括責任者に当該事案の内容について報告することとする。
(事案の対応)
第25条 統括責任者及び保護責任者は、事案の内容及び影響等に応じて、次の措置をとることとする。
(1) 事実関係の調査及び原因の究明
(2) ネットワークの遮断等、被害拡大の防止のための措置
(3) 復旧のための措置
(4) 影響を受ける可能性のある本人への連絡
(5) 特定個人情報保護委員会及び番号利用事務等の主務大臣等への報告
(6) 再発防止策の検討及び決定
(7) 事実関係及び再発防止策等の公表
(確認及び訓練)
第26条 統括責任者は、情報システムにおける不正アクセス、ウイルス感染及び標的型攻撃等の被害を受けた場合における対応について、保護責任者及び事務取扱担当者等に対して、定期的に対応方法の確認及び訓練等を実施する。
第5章 監査・監督・規程の見直し
(監査)
第27条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、必要に応じ監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を統括責任者に報告する。
(監督・点検)
第28条 統括責任者は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、保護責任者及び事務取扱担当者に対して必要、かつ、適切な監督を行う。
2 保護責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の取扱いについて、定期に及び必要に応じ点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を統括責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第29条 統括責任者及び保護責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、特定個人情報等の適切な取扱いのため、本規程の見直しその他の必要な措置を講ずるものとする。
第6章 法令・内部規程違反等に対する厳正な処分
(違反した場合の対処)
第30条 町は、法令又は内部規程等に違反した職員に対し、法令又は内部規程等に基づき厳正に対処する。
第7章 教育研修
(研修)
第31条 統括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の適正な取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の向上を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 統括責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 統括責任者は、保護責任者に対し、課及び出先機関等における特定個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修を行う。
4 統括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の適切な管理のために、教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第8章 個人番号利用事務等の委託
(委託)
第32条 個人番号利用事務等の全部又は一部を外部に委託する場合(以下「外部委託する場合」という。)には、保護責任者は、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、委託契約書に次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) 特定個人情報等に関する秘密保持、持ち出し禁止、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認義務等、再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報等の複製等の制御に関する事項
(4) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報等の返却又は廃棄に関する事項
(6) 委託先における責任者及び業務従事者の明確化、委託業務の実施体制及び業務従事者に対する監督・教育に関する事項
(7) 契約内容の遵守状況についての報告・検査に関する事項
(8) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 保護責任者は、外部委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者から、当該個人番号利用事務等の再委託について承認の求めがあったときは、保護責任者は、再委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。
附則(令和5年訓令第3号)
この規程は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。