2　事務は、文書により取り扱うことを原則とする。ただし、企画総務課長が認めた場合はこの限りでない。

3　個人法人情報については、特にその行政情報の保有の必要性を充分に精査し、かつ、保存及び保管に当たっては、慎重を期し、保存の必要のなくなったもの又は保存期間の満了したものの取扱いは確実に行わなければならない。

2　企画総務課長は、各課等の行政情報に関する事務が適正かつ円滑に行われ、なお、一層の総合的な推進が図られるよう改善に努めなければならない。この職務の遂行のため、課長等に対し、必要な指導及び報告を求めることができ、かつ、必要があると認めるときは自ら又は企画総務課の職員により行政情報に関する事務の調査を行わせることができる。

3　課長等は、その課等における行政情報に関する事務を総括する。

4　課長等は、毎年4月1日に課等のファイル基準表(様式第1号)を作成し、適正な文書の保存及び保管の促進に努めなければならない。この場合において、4月30日までにファイル基準表の写しを1部企画総務課長に送付するものとする。

5　課長等は、事務遂行上必要があると認めるときは、前項に規定するファイル基準表を企画総務課長の承認を受けその項目を新たに設け、改め、又は削除することができる。ただし、ファイル基準表の細分類の項目については、企画総務課長の承認を受けることを要しない。

2　行政情報取扱主任は、課長等が所属職員のうちから指定する。

3　行政情報取扱主任は、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

4　行政情報取扱主任が不在のときは、当該課の職員のうちあらかじめ課長等が定めた順序により、その職務を行う。

5　ファイル担当者は、課長等及び行政情報取扱主任を除き、課員全員を充てる。

6　ファイル担当者は、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

2　課長等は、次の各号に定める帳簿を備えなければならない。

3　前2項の帳簿は、例規番号簿については、毎年1月1日に更新するものとし、それ以外の帳簿は、毎年4月1日に更新するものとする。この場合において、更新する日以前に受領し、又は収受した文書が更新する日に完結していないときは、当該帳簿に記入した日で整理する。

2　書留郵便物(内容証明及び配達証明を含む。)、電報及び親展文書を受領したときは、企画総務課において特殊文書番号簿に必要事項を記載し番号を付け、当該番号を第10条第1項の規定に基づく収受印内の所定の場所に記入する。この場合において、前項ただし書に基づき受領した文書は、直ちに企画総務課に送付しなければならない。

3　ファックスで受信した文書の取扱いは、前2項の例による。

4　郵便料金の未納又は不足している郵便物は、企画総務課長が町の事務事業に係るものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払い受領することができる。

2　前項の規定にかかわらず、配布先の判明しない文書は、企画総務課長が適当と判断する課等へ配布するものとする。

2　配布された文書及び各課等で収受の手続が終了した文書は、行政情報取扱主任が開封し、当該文書の事務を担当する者へ渡すものとする。

3　次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続を行わなければならない。

4　訴訟及び審査請求書等到達の日時がその行為の効力又は権利の得失若しくは変更に関係する文書は、第1項の規定により取り扱うほか、行政情報取扱主任が当該文書の余白に到達時刻を朱書し押印する。

5　戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出及び申請書並びに住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく通知及び申請書その他これらに類する文書は、第1項の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。

6　第1項の規定にかかわらず、山北町財産規則(昭和41年山北町規則第3号)第32条第6項に規定するものを受領したときは、この限りでない。

2　行政情報取扱主任は、前項の規定による回覧が終了したときは、当該文書の余白に回覧が終了した日を記載しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、地方自治法(昭和22年法律第67号)第234条第5項及び山北町公用文に関する規程(平成元年山北町訓令第6号)第9条の規定に類する文書で氏名を表示することが適当なものについては、その氏名を併せて記載するものとする。

2　企画総務課長は、前項の規定により合議を受けた場合において、必要があると認めるときは、課長等に対して資料の提示を求め、又は調査を行い、若しくは訂正又は適当な措置を講ずることを求めることができる。

3　企画総務課長は、条例等の規定、改廃等について、必要があると認めるときは、課長等に対して適切な措置を講ずることを求めることができる。

2　清書をする用紙の規格は、日本工業規格A4縦長型とする。ただし、他の規格で施行することが適当なものについては、この限りでない。

3　特に秘密を要する文書を清書するときは、課長等の監督のもと秘密の保持に注意するとともにあらかじめ指定した職員に清書させなければならない。

4　清書を完了した文書は、決裁文書の処理案と校正し、清書をした者及び校正をした者は、起案用紙の所定欄にそれぞれ記名又は押印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、山北町の機関相互の文書(許可、認可等の処分に関する文書その他重要な文書を除く。)及び第17条第3号ただし書きに規定する文書について、公印の押印を省略することができる。

2　神奈川県の機関のうち逓送が行われている機関に発送しようとするときは、別の定めにより行わなければならない。ただし、逓送で取り扱わない文書及び至急の文書は、この限りでない。

3　文書を逓送で発送しようとするときは、各課等で包装等必要な措置を行い企画総務課に送付するものとする。

2　同条第1項の規定(この規定を準用するものを含む。)により公布のため町長の署名を受けようとするときは、決裁文書及び掲示場に掲示する公示文を企画総務課長に送付しなければならない。

3　同条例第3条第2項並びに第4条第1項及び第2項の規定により公表を要するものは、決裁文書及び掲示に係る手続を完了した公示文を企画総務課長に送付しなければならない。

4　前2項の規定により掲示するものは、企画総務課長が公示文を必要な期間掲示する。掲示の期間その他の取扱いについては、別に定める。

5　企画総務課長は、掲示後、当該決裁文書に取扱印(様式第9号)を押印の上、公示文とともに起案課等に返送するものとする。

2　前条第3項から第5項までの規定は、前項の公示の手続にこれを準用する。この場合において、第3項中「同条例第3条第2項並びに第4条第1項及び第2項の規定により公表を要するもの」を「告示等を公示するとき」に、第4項中「前2項」を「前項」にそれぞれ読み替えるものとする。

2　文書の整理及び保管(以下「整理保管」という。)は、ファイリングキャビネットに収納することにより行わなければならない。ただし、ファイリングキャビネットに収納することが適当でないものは、別に定める方法で収納することができる。

2　課長等は、適時に未処理文書の調査を行い処理の推進を図らなければならない。

3　処理の終了した文書(以下「完結文書」という。)は、会計年度ごとに整理保管しなければならない。ただし、暦年で整理保管することが適当なものについては、異なる取扱いをすることができる。

4　前項に規定する文書の帰属の基準は、当該文書の処理の終了した日(以下「基準日」という。)とする。ただし、会計規則に定める予算の執行に関する文書については、当該会計年度で整理する。

5　完結文書をファイリングキャビネットに収納するときには、第4条第4項の規定により作成したファイル基準表の区分に従い整理保管しなければならない。

6　1件の事案が、ファイル基準表の2以上の項目に関係する文書については、課長等が適当と判断する項目に整理保管するものとする。

2　文書の保存期間の基準は、別表第2のとおりとする。

3　1件の事案について、前項に規定する保存期間が2以上の項目に関係する文書は、その最も長期の保存期間に区分する。ただし、事務の軽重を勘案し、それ以外の方法で区分することがその円滑な保存のために必要と認めるときは、課長等が適当と判断する保存期間に区分することができる。

4　前項の規定は、2件以上の事案について、保存期間を異にするもので、かつ、その内容が密接な関係にある文書の保存に準用する。

2　課長等は、文書を引き継ぐときには、ファイル基準表の項目に従い必要な事項を記入した保存文書引継書(様式第10号)を添えて行わなければならない。この場合において、当該文書を引き継ぐ方法については、別に定める。

3　第1項の規定にかかわらず、課長等は事務遂行上必要があると認めるものについては、必要とする期間に限り、引き継がないことができる。この場合において、課長等は、保留文書目録(様式第11号)を企画総務課長に提出しなければならない。

4　前項の規定による文書は、その必要がなくなったとき又はその期間が満了したときには、課長等は第2項の例により速やかに引継ぎを行わなければならない。

2　前項の規定により、閲覧又は貸出しを求めるときは、保存文書利用票(様式第12号)を企画総務課長に提出しなければならない。

2　企画総務課長は、前項の規定により保存文書を廃棄しようとするときは、引き継ぎを行った課長等にあらかじめ通知するものとする。

3　課長等は、事務遂行上必要があるときには、保存期間が満了した文書を、なお、必要な期間を限り、保存を求めることができる。

4　前項の規定により、文書の保存を求めるときは、保存期間延長申込票(様式第14号)を企画総務課長に提出しなければならない。

5　課長等は、保存期間が1年に属する文書及び第39条第3項に規定する文書で保管しているものの保存期間が満了したときには、企画総務課長が定める日に廃棄文書目録を作成し、当該文書を廃棄しなければならない。この場合において、前2項の規定はこれを準用する。

2　磁気テープは、前項の規定が達成できるよう適切な使用に留意するとともに、保管場所、使用開始時期、内容その他必要な事項を記載した容器に収納し、課長等が定める場所に保管しなければならない。

3　課長等は、磁気テープに記録された情報について、第36条の規定を準用して保存期間を定め、保存期間が満了したものについて、その内容を消去その他必要な措置を講じなければならない。ただし、保存期間を定めることが適当でないものは、これを定めないことができる。

4　磁気テープを廃棄するときは、第1項に規定する措置を講じた上、課長等の監督のもと適正にこれを行わなければならない。

2　フロッピーディスクは、保存期間等により区分し、記録した情報の内容及び保存期間が明確になるようラベルを貼り容器に収納し、課長等が定める場所に保管しなければならない。

2　課長等は、町有財産の取得に係るもののうち、土地及び建物の図面については3年間これを保管し企画総務課長に引き継ぐものとし、このほかの写真及び図画については必要な期間これを保管するものとする。

3　課長等は、前項の規定により図面を引き継ぐときには、保存図面引継書(様式第15号)を添えて行わなければならない。この場合において、当該図面を引き継ぐ方法については、別に定める。

4　課長等は、第2項の規定にかかわらず事務遂行上必要があると認めるものについては、必要とする期間に限り、引き継がないことができる。

5　第2項の規定に基づき引き継いだ図面の利用にあたっては、第40条の規定を準用する。

6　第2項の規定にかかわらず、写真及び図画を文書の資料等として添付したときの取扱いは、当該文書の例による。

1　この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

2　山北町文書取扱規程(平成元年山北町訓令第4号)は、廃止する。

3　改正前の様式に基づいて作成した用紙は、なお当分の間、必要な調整をして使用することができる。

4　この訓令の施行前に受領し又は起案したもののうち未処理文書であるものの取扱いは、なお従前の例による。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役に関する経過措置)

2　第2条の規定による改正前の山北町行政情報取扱規程第2条の規定は、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役がなお従前の例により在職する場合について、なおその効力を有する。

この規程は、平成19年7月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年10月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この規程は、令和元年9月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。